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面接率と定着率を高める応募受付のコツ①

2014-07-22

アクトナビの藤井です。
毎々ご愛読頂きありがとうございます。

素敵な物語は いつも 『ありがとう』からはじまる 図

前回 の、時代の変化と共に変わってゆく 『 応募受付や面接・選考 』 のポイント。

それでは 以前ご紹介したチェックリスト の解説も含め、まず 『 応募受付 』 のコツについてご案内していきましょう。

最初は、応募受付の準備についてです。

応募受付の準備 5つのポイント ①採用活動を組織全体で共有する②受付担当者を決める③面接担当者のスケジュール調整④面接場所の確保と整備⑤受付シートの活用

①の「募集・採用活動の共有」については、以前のコラム で、その重要性をご案内した通りです。

応募の電話や訪れた応募者に対してちぐはぐな対応をしないためにも、事前に募集・採用活動を組織全体で共有し、対応を徹底しておきましょう。

『 ワガコト ( 我が事 ) 採用の組織 』 については こちら を参照戴ければ幸いですが、募集・採用活動を共有して、組織全体をポジティブなエネルギーで満たしていく過程は、採用活動に対してだけでなく、別の計り知れない効能も生み出します。

 
②の応募応対の担当者については、できれば柔らかい温かな対応ができる方をお勧めしています。

応募受付では様々な質問もあり、幅広い応対が求められます。
リクルーター研修なども含め、募集採用活動全体のレクチャーをしておきましょう。

もちろん、募集期間に応募受付をするだけの方は現実的ではありませんから、庶務業務や事務職など、他の業務と兼ねながら応対できる方の中から選出し、サポート体制を考慮して複数で応対して戴いても良いでしょう。

 
③の面接担当者については、後ほど更に詳しくご案内していきたいと思いますが、面接に最も適しているのはその組織のトップ、若しくはそれに準ずる方です。

当然多忙な方が多いのですが、事前に面接予定の時間を仮スケジューリングし、受付担当者と共有しておくことで、一度の応対でスムーズに面接の日時を決定する
ことができます。

 
④の面接場所については、豪華である必要はありませんが、整理整頓されていること、清潔で心地の良い環境であること、社内の他の会話や音が響かないなど静かな場所であることは大切です。

応募者だけでなく面接者も含め、お互いが緊張せず集中して話せるよう、入り口や窓などの位置も考えて、テーブルや椅子のセッティングにも気を配りましょう。

 
⑤の 「 面接予約シート 」 や 「 応募受付シート 」 は、一度の応対でスムーズに面接へ誘導するための、力強い味方になってくれます。

以前のコラム で、採用活動のG-PDCAを視界に入れたものをご紹介しましたが、この項では、もう2つ、別の視点でのフォーマットもご紹介しておきましょう。

1つめは、応募受付時のヒアリングを視界に入れたものです。

sheet_sample_1ここをクリックすると別画面で拡大します

最近では、Webから上記内容を記入して応募するチャネルも増えていますが、電話での受付でも、ヒアリングした内容を整理しておくことはとても有効です。

次に、2つめのシートです。

sheet_sample_2ここをクリックすると別画面で拡大します 

上記は、面接のスケジューリングを視界に入れたものです。

example_sheet_sample_2

上記のように記入し、面接担当者とのスケジュールの共有をしながら、面接のダブルブッキングも防ぐことができます。

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