アクトビジョン 人と組織の未来のために

募集・採用 応募受付のコツ

2014.07.22

面接率と定着率を高める応募受付のコツ①

アクトナビの藤井です。
毎々ご愛読頂きありがとうございます。

素敵な物語は いつも 『ありがとう』からはじまる 図

前回 の、時代の変化と共に変わってゆく 『 応募受付や面接・選考 』 のポイント。

それでは 以前ご紹介したチェックリスト の解説も含め、まず 『 応募受付 』 のコツについてご案内していきましょう。

最初は、応募受付の準備についてです。

応募受付の準備 5つのポイント ①採用活動を組織全体で共有する②受付担当者を決める③面接担当者のスケジュール調整④面接場所の確保と整備⑤受付シートの活用

①の「募集・採用活動の共有」については、以前のコラム で、その重要性をご案内した通りです。

応募の電話や訪れた応募者に対してちぐはぐな対応をしないためにも、事前に募集・採用活動を組織全体で共有し、対応を徹底しておきましょう。

『 ワガコト ( 我が事 ) 採用の組織 』 については こちら を参照戴ければ幸いですが、募集・採用活動を共有して、組織全体をポジティブなエネルギーで満たしていく過程は、採用活動に対してだけでなく、別の計り知れない効能も生み出します。

 
②の応募応対の担当者については、できれば柔らかい温かな対応ができる方をお勧めしています。

応募受付では様々な質問もあり、幅広い応対が求められます。
リクルーター研修なども含め、募集採用活動全体のレクチャーをしておきましょう。

もちろん、募集期間に応募受付をするだけの方は現実的ではありませんから、庶務業務や事務職など、他の業務と兼ねながら応対できる方の中から選出し、サポート体制を考慮して複数で応対して戴いても良いでしょう。

 
③の面接担当者については、後ほど更に詳しくご案内していきたいと思いますが、面接に最も適しているのはその組織のトップ、若しくはそれに準ずる方です。

当然多忙な方が多いのですが、事前に面接予定の時間を仮スケジューリングし、受付担当者と共有しておくことで、一度の応対でスムーズに面接の日時を決定する
ことができます。

 
④の面接場所については、豪華である必要はありませんが、整理整頓されていること、清潔で心地の良い環境であること、社内の他の会話や音が響かないなど静かな場所であることは大切です。

応募者だけでなく面接者も含め、お互いが緊張せず集中して話せるよう、入り口や窓などの位置も考えて、テーブルや椅子のセッティングにも気を配りましょう。

 
⑤の 「 面接予約シート 」 や 「 応募受付シート 」 は、一度の応対でスムーズに面接へ誘導するための、力強い味方になってくれます。

以前のコラム で、採用活動のG-PDCAを視界に入れたものをご紹介しましたが、この項では、もう2つ、別の視点でのフォーマットもご紹介しておきましょう。

1つめは、応募受付時のヒアリングを視界に入れたものです。

sheet_sample_1ここをクリックすると別画面で拡大します

最近では、Webから上記内容を記入して応募するチャネルも増えていますが、電話での受付でも、ヒアリングした内容を整理しておくことはとても有効です。

次に、2つめのシートです。

sheet_sample_2ここをクリックすると別画面で拡大します 

上記は、面接のスケジューリングを視界に入れたものです。

example_sheet_sample_2

上記のように記入し、面接担当者とのスケジュールの共有をしながら、面接のダブルブッキングも防ぐことができます。

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2014.07.25

面接率と定着率を高める応募受付のコツ②

アクトナビの藤井です。
毎々ご愛読頂きありがとうございます。

組織活性、最高のチーム創りの入り口である 「 募集・採用活動 」 についての視界。
どう 『 集める 』 か……に続く、どう 『 つかむ 』 か。

面接率と定着率を高める 『 応募受付のコツ 』 について、ご案内を続けましょう 。
 

前回 のご案内で「 応募受付の準備 」を整えたら、次は実際の応募者にどう応対し、確実に面接のセッティングをするか……です。

この時、応募受付にあたり大切にして戴きたいのが、応募受付の3Sとしてご紹介している3つのポイントSpeed ( スピード ) Smooth ( スムーズ )Stance ( スタンス ) になります。

応募受付 3つの「S」 ①スピード! ( Speed!)②スムーズ‼ ( Smiith‼)③スタンス!!! ( Stance!!! ) 図

応募受付で、1つ目に心掛けたいのが 『 スピード ( Speed ) 』 です。

応募に対する面接のセッティングまでのスピードは、面接率に大きく影響します。

以前ご案内 したように、たくさんの情報・チャネル・手段に溢れて、手軽に・広く・数多く応募できる時代。

少し極端に言うなら、

「 担当者が席を外しているのでこちらからご連絡を…… 」

という対応をしている間に、もう他社では面接がセッティングされているかもしれません。

実際に戴くお話でも、担当者が出張で2日ほどたって連絡をしたら、

「 大変申し訳ありません。他のところで採用が決まり…… 」

という返事……など、スピードの大切さを物語る例は枚挙に遑がありません。

特に優秀な人材ほど、他の企業やお店もスピード感をもって採用しようとしているもの。

電話での応募の場合は、一度の応対で面接に誘導するのが基本。

最近増えているWeb応募は、いつも持ち歩いている携帯やスマホへの「 自動転送設定 」で応募受付のリアルタイム化をお勧めしています。

また、毎回多くの応募がある場合に活用されている履歴書郵送によるものも、スピード感をもって迅速に対応しましょう。

 
2つ目に心掛けたいのが 『 スムーズ ( Smooth ) 』 であることです。

詳しくはこの先でご案内していきますが、応募者の応対は、

□受付
□ ヒアリング
□面接日時の調整
□面接場所の案内
□質問への応対

など、幾つものプロセスを短い時間に行わなければなりません。

いつもの例えでご案内するなら、受付応対にもギアチェンジが必要なのです。

これを最新のトランスミッションのようにスムーズに切り替えながら、如何に

 □応募者の心を惹きつけ
□ 自社への意欲を高める

 かも大切なポイントになる時代。

ぎくしゃくしたり、エンストしてしまっては、応募者に不安を感じさせてしまいます。

皆様も経験がないでしょうか?

ハレの日に、たまには奮発して……と予約するレストランやホテル。

気合を入れて電話をしたのに、なんだか対応がたどたどしく感じてしまったり、会話がぎくしゃくしたり、不安を感じてしまう対応だった場合……。

それが大切な日であればあるほど、そして気合が入っていればいるほど、その不安は “ 別のお店探し ” へと視界を広げさせてしまいます。

これは、応募者も同じです。

本気で働きたい、ここで働くことで成長したい……そう強く思っている応募者ほど、対応への不安は別の企業へ視界を移させ、面接辞退を招いてしまうものです。

受付応対の適切さは、自社の仕事レベルを応募者に伝える要素でもあります。

しっかりと事前準備をして、スムーズに応対できるようにしておきましょう。
 

そして最後、3つめの “ S ” が、 『 スタンス ( Stance ) 』 です。

その応対の根元に、どんなスタンスがあるのか。
どんなスタンスで応募受付をしているのか。

これまで本当にたくさんの企業様の募集・採用活動のお手伝いをさせて戴いてきましたが、採用力が高いだけでなく、業績も好調、そして、職場のひとり一人が活き活きしている……といった企業様の受付応対には、共通するスタンスがあることに気づきます。

たくさんの溢れる情報の中から自社や自店舗を見つけて頂いたということに対し、「 感謝 」 の想いを抱いている。

そして、応募頂いたということに対し、心から 「 歓迎 」 の想いで迎えている。

応募者を大きな人生を歩むひとりの人間として 「 認知・承認 」 し、あくまでも対等な立場であることを前提として 「 敬意 」 をもって応対している。

だからこそ、そういった企業様の受付応対は、本当に自然な形の 「 礼儀 」 や 「 マナー 」 に溢れているのでしょう。

それは、応募者はお客様でもあるとか、応募者は情報の送り手でもあるといったか視界とは全く別のところからの自然な 「 礼儀 」 や 「 マナー 」 。

もはや、 「 面接してやる 」 、 「 採用してやる 」 というスタンスは、完全な赤信号の時代です。

「 感謝 」 、「 歓迎 」 、「 認知 」 、「 承認 」、 「 敬意 」 ……。
そこから生まれる 「 礼儀 」 、「 マナー 」 ……。

応募受付では、ぜひそんなスタンスを大切にしながら応対していきましょう。

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2014.08.05

素敵な物語は『ありがとう』からはじまる

アクトナビの藤井です。
毎々ご愛読頂きありがとうございます。

前回 ご紹介の 応募受付の3S

その3つめのS『 スタンス ( Stance ) 』 について、もう一頁だけご案内致しましょう。

素敵な物語は いつも 『ありがとう』からはじまる 図

先日、尊敬する社長様のおひとりと一献酌み交わしていた時のことです。

様々なお話をさせて戴く中、話題は 『 組織活性 』 や 『 採用力 』 、『 募集採用 』 や 『 面接選考 』 などに移っていきました。

その中で戴いたこのお話は、深く心に刻まれるものでした。

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『 応募の電話は、素敵な物語のはじまり……
 そんなふうに感じて、わくわくすることがあるんです。

 本当にたくさんの情報の中から、私たちを見つけだしてくれた応募者。
 その方々の中に、私たちと同じ時を共に歩んでくれる方がいる。

 互いに認め合い、志を共にし、いっしょに汗をかき、いっしょに知恵を絞り、
 辛いことも、楽しいことも、喜びも達成感も分かち合い共有しながら、
 一緒に歩む “ 未来の仲間 ” 。

 応募の電話って、そんな方との大切な “ 出会い ” なんですよね。

 その出会いから、これまでもいろんな物語がはじまっていったな……
 今度は、どんな物語がはじまるのかな……って 』

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まさしく社長様の会社は採用力も高く、なによりも働いている方々ひとり一人が本当に活き活きとしているのが印象的です。

どんなスタンスで応募受付をするのか。

前回ご紹介した 「 感謝 」 「 歓迎 」 「 認知 」 「 敬意 」 「 礼儀 」 などの先には、

応募の電話は、素敵な物語のはじまり……

応募の電話は、“未来の仲間 ” との大切な出会い……

そんなわくわくする雄大な世界も広がっています。

そして、そういったスタンスでする応募受付だからこそ、面接・選考だけでなく、その後の定着や育成や活躍までも活性化させ、活き活きとした最高のチームを創り出している。

社長様の会社は、確かに、本当にたくさんの素敵な物語を創り出していますね……。

胸を打たれ、そんなお話をさせて戴くと、更にこんなお話も戴きました。

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『 採用についていろいろ想い巡らせると、
  なんだか “ 縁 ” とか “ 必然 ” のようなものにも行き着いていく。

  だから、本当に私たちを見つけてくれて “ ありがとう ” 。
  出会えることに “ ありがとう ” 。
  そんな想いが、純粋に湧き上がってくるんですよ。

  ご応募戴きありがとうございます……の奥に、実は無垢なそんな想いがある。

  思い返すと素敵な物語はいつも “ ありがとう ” から始まっているんですね。 

  “ ありがとう ” から始めるから素敵な物語になるのかもしれないけど…… 』

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 無垢な想いから、純粋に湧き上がってくる 『 ありがとう 』 ……。

『 ありがとう 』 からはじまる素敵な物語……。

どうか皆様の周りにも、とびきり素敵な物語が広がりますように……。

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