アクトビジョン 人と組織の未来のために

採用力を高める応募者応対

2014.08.11

応募受付は『ありがとう』からはじめる

アクトナビの藤井です。
毎々ご愛読頂きありがとうございます。

募集採用活動の中で、面接率と定着率を高める応募受付のコツ

『 応募受付の準備 』 『 応募受付の3S 』 ……と3回ほどご案内してきましたが、今回と次回の2回に分け、『 応募者応対マニュアル 』 から抜粋して、もう少し具体的なご案内をしておきましょう。

応募受付は『ありがとう』からはじめる

ネットやWEB、履歴書郵送による応募でも、電話でのやりとりは大きな役割を果たしますので、実際に受付場面の多い電話での応対を想定しご案内致します。

応募受付の応対では、

 □受付

 □ヒアリング

 □面接日時の調整

 □面接場所の案内

 □質問などへの応対

 □モチベイト

など幾つものプロセスを短い時間で行いながら、応募者により良い印象を持って戴き、面接が楽しみになるよう、自社への意欲を高めることも意識しなければなりません。

この時、ほんのちょっとした工夫やコツを活用して戴くとより有効なのですが、順にご紹介していきましょう。
 

◎ 電話に出る

電話のとり方については、それぞれ徹底しているものがあるかと思います。

・コールが鳴ったら2回以内で出る

・ビジネス電話は 「 もしもし…… 」 は避ける

・自社名だけでなく、部署名や自分の名前を名のる

等は、共通して押さえておきたい基本でしょうか。

→  『 お電話ありがとうございます。株式会社△△、〇〇が承ります 』
 

 
◎受付をし、感謝と歓迎の気持ちを伝える

求人募集に対する応募であることや、名前や媒体などを確認したら、まず応募者に感謝と歓迎の気持ちを伝えましょう。

この時、活用したい2つのスキルがありますので、ご紹介しておきます。

①名前のスキル

名前はその人にとって最も心地よい言葉だと言われます。
名前を呼びかけながらの応対は、相手に 『 自己承認感 』 を生み出します。
応募者の名前を戴いたら、応募者の名前を応対の中に鏤めてみましょう。
これは、確認の意味も含め、受付ミスも防ぐことができます。

②復唱のスキル

応募者が伝えたことを復唱して、後に感謝の言葉を添えます。
復唱は、応募者に 『 自己肯定感 』 『 安心感 』 を生み出します。
これも、確認の意味も含め、受付ミスを防ぐことにもなります。

→  『 ◇◇を見てご応募戴いた〇〇さんですね。ご応募ありがとうございます 』
 
 
前回、素敵な物語は “ ありがとう ” からはじまる……という話をご紹介しましたが、応募の応対は、ぜひ 「 ありがとうございます 」 から始め、その募集採用活動から、より素敵な物語を創り出したいものです。

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募集・採用 応募受付のコツ」前章へ次章へ面接力UPの5つのコツ

2014.08.20

「心よりお待ちしています」で締め括る応募受付

企業経営や組織マネジメントを担う皆様をはじめ、人と組織を活き活きと元気にしたい……そんな熱い想いの皆様にお贈りしている組織活性化への連載コラム。

アクトナビの藤井です。毎々ご愛読頂きありがとうございます。

採用力=Business & Company(事業や企業自体が持っている力)×Mission & Culture(仕事内容・仕事環境・職場風土・企業文化)×Working Conditions(待遇・処遇・人事制度)×Recruiting Activities(採用活動力) No.5

「 採用力 」を高める募集採用活動。面接率と定着率を高める応募受付のコツ

前回 に続いて、『 応募者応対マニュアル 』 からの抜粋、後半です。

ご応募ありがとうございます→3S→名前・復唱スキル→モチベイト→心からお待ちしています お会いできるのを楽しみにしています

 
◎ヒアリング

応募者も、自分のことを良く知ってくれた相手との約束は、大切に守ろうとします。
適切なヒアリングは、面接率を大きく押し上げる効果を持っています。

それだけでなく、質問項目の整理など、面接の事前準備という意味でも、ヒアリングは力を発揮。

くどくならない範囲で、ヒアリングすることをお勧めしています。

氏名、年齢、属性、住まい、希望職種、希望条件、連絡先 ・・・ と、確認することが幾つかありますので、以前ご紹介の応募者受付シート を活用すると便利です。

ここでは決して機械的になっていったり詰問ぽくならないよう、打ち解けた温かい雰囲気を心掛けながら行うことがポイント。

そういう意味では、これらの応対も、しっかりとした相槌や、前回の復唱のスキルを挿みながら、感謝と歓迎の気持ちで応対してゆくと良いでしょう。

 『 〇〇さんでいらっしゃいますね。素敵なお名前ですね…… 』

『 〇〇でいらっしゃいますね。ありがとうございます 』

 
◎面接日時のセッティング

面接担当のスケジュールを考慮し、面接日時は “幾つか” 提示し、選択してもらう形がベストです。

人は、“自ら”選択し決めたことに対しては、高い動機付けが維持されるものです。
面接率を高めるため、応募者に選択してもらい“自ら”決めてもらう形がお勧めです。

セッティングには、ご紹介した面接予約シート などの活用が便利です。

『 〇〇さんありがとうございます。それでは今週の〇曜日、◇時~△時、
  若しくは△曜日の△時~◇時の間にお越しいただければと思いますが、
     ご予定は如何でございますか? 』

 『 かしこまりました。それでは、〇日の△時に心よりお待ちしております 』

 『 ありがとうございます。それでは、〇日の◇曜日、△時。
  お会いできるのを楽しみにしております 』

 
◎面接場所の案内

面接場所がわからないことが、面接辞退の要因になることもあったります。

広告に地図を記載している場合も、「分かり難くございませんか? 」 と確認し、
「 もし、当日、途中で分からなくなったらお気軽に〇〇まで、お電話くださいね 」
と付け加えておくと良いでしょう。

細やかな心配りが 以前ご案内 の “ 選ばれる ” 要因に繋がります。

 『 面接は、◇◇ビル3階でお待ちしておりますが、
  ご案内させて戴いてもよろしいでしょうか? 』

『 面接場所は、掲載原稿に地図も記載させていただいておりますが、
  分かり難くございませんか? 』

 『 〇〇さんありがとうございます。
  当日分かりにくい時は、お気軽に△△までご連絡くださいね 』

 
◎質問などの受付・応対

応募者に疑問点や不安要因を残さないことが、面接率を高めます。
これまでの応対から、想定される質問に対する答えを整理しておくと良いでしょう。

『 それでは当日、お会いできることを楽しみにしております。
  他に、何かご質問等はございませんか? 』

『 ご質問等ございましたら承りますので、お気軽にどうぞ 』

 
◎クロージング ( 再確認 ・ モチベイト ・ お礼 )

応募応対の最後は、ぜひ
『 心よりお待ちしております 』 、『 お会いできることを楽しみにしています 』
で締めくくりましょう。

 『それでは今週〇曜日、〇時。◇◇ビルの2階で、心よりお待ちしております 』

 『当日、〇〇さんとお会いできることを楽しみにしています 』 

応募者のモチベーションを高め、自社への意欲を高めることも受付応対の要素です。

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